การบำรุงรักษาระเบียนบุคลากรจาก A ถึง Z

การจัดองค์กรและการบำรุงรักษาการจัดการระเบียนบุคลากร- หน้าที่โดยตรงของพนักงานในการให้บริการบุคลากร ในกรณีของการสร้างองค์กรใหม่เปลี่ยนตัวเลือกการปฏิรูประบบเก่าและการบริหารงานบุคคลอื่น ๆ คุณจำเป็นต้องทราบจุดหลักของงาน: การฝึกอบรมและการค้นหาพนักงานการรับโอนและการถอดถอนพนักงานรวมถึงกฎระเบียบสำหรับการจัดเก็บเอกสารและเอกสารออนไลน์ด้วย

องค์กรที่มีอำนาจในการจัดการบันทึกบุคคลเป็นพื้นฐานของความมั่นคง

ในองค์กรใด ๆ โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบสถานที่ให้บริการมีพนักงาน มันแตกต่างจากจำนวนและองค์ประกอบในแง่ของการทำงานและคุณสมบัติ งานของแผนกทรัพยากรบุคคลคือเพื่อให้แน่ใจว่าปัญหาและปัญหาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับพนักงานขององค์กรจะได้รับการแก้ไขให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

การดำเนินงานที่มั่นคงขององค์กรขึ้นอยู่กับพนักงานของ บริษัท งานแรกของการบริการบุคลากรคือการคัดเลือกพนักงานที่มีอำนาจและทันเวลาการดูแลรักษาบันทึกส่วนตัวให้เป็นไปตามกฎหมายและการจัดส่งเอกสารไปยังที่เก็บถาวร นี่เป็นพื้นฐานสำหรับการดำเนินงานที่มั่นคงขององค์กรใด ๆ

การฝึกอบรมบุคลากรเพื่อทำงานกับบุคลากร

การสอนเรื่องการบริหารงานบุคคลอย่างชัดเจนบ่งชี้ว่าจำเป็นต้องมีการฝึกอบรมวิชาชีพสำหรับบุคลากรผู้เชี่ยวชาญ อย่างไรก็ตามในทางปฏิบัติมักมีปัญหากับการฝึกอบรมพนักงานของโปรไฟล์ที่ต้องการ

สถาบันการศึกษาพิเศษและมัธยมศึกษาไม่ได้พวกเขาผลิตผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติแคบเช่น "การจัดการระเบียนบุคลากร" การฝึกอบรมมักจะเกิดขึ้นทั้งในจุดหรือหลักสูตรรายละเอียด นอกจากนี้ยังสามารถฝึกอบรมพนักงานได้โดยตรงที่สถานที่ทำงานด้วยการให้คำปรึกษา

ผู้เชี่ยวชาญด้านการฝึกอบรมการจัดการทรัพยากรบุคคลแนะนำด้วยวิธีต่อไปนี้:

• การฝึกอบรมใหม่บนพื้นฐานของการศึกษาระดับสูงครั้งที่สอง;
• การได้รับการศึกษาที่สูงขึ้นของโปรไฟล์ที่เกี่ยวข้องเช่น "การจัดการเอกสาร", "หลักนิติศาสตร์", "การจัดการบุคลากร", "การปกป้องข้อมูล";
• การฝึกอบรมในหลักสูตรระยะยาวเฉพาะ (อย่างน้อย 3 เดือน) โดยมีการสอบผ่านในภายหลัง
• ฝึกปฏิบัติตามปกติโดยการฝึกขั้นสูง

เอกสารกำกับดูแลการทำงานของบุคลากร

กิจกรรมของหน่วยงานและองค์กรทั่วไปการบริหารทรัพยากรบุคคลจะขึ้นอยู่กับกฎหมายและเอกสารด้านกฎระเบียบภายในที่มีอยู่ในปัจจุบัน คุณลักษณะนี้เกี่ยวข้องกับความแตกต่างในการทำงานกับเอกสารส่วนบุคคลจำนวนมากซึ่งมักเป็นความลับ

การจัดการบันทึกในการให้บริการบุคลากรถูกควบคุมโดยการกระทำดังต่อไปนี้:

• รัฐธรรมนูญประมวลกฎหมายแพ่งและแรงงานรวมทั้งส่วนทางอาญาและครอบครัว
• กฎหมายเกี่ยวกับรายละเอียดขององค์กรในเรื่องที่เกี่ยวกับการทำงานกับพนักงาน
• ข้อบังคับท้องถิ่น
• ผู้จัดจำแนกประเภทต่างๆกฎระเบียบและข้อบังคับของรัฐบาลกลาง
• เอกสารการกำกับดูแลภายในเช่นคำแนะนำสำหรับเวิร์กโฟลว์ของบุคลากร
• คำสั่งและคำสั่งของผู้บริหาร

พนักงานของพนักงานต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดของระเบียบและเหนือกว่ารหัสแรงงานอย่างเคร่งครัด

ค้นหาพนักงานและเอกสารประกอบ

การดำเนินงานของบุคลากรจะเริ่มต้นด้วยการค้นหาและลงทะเบียนบุคลากร ประการแรกเราจำเป็นต้องกำหนดตัวเลือกสำหรับการหาพนักงานใหม่ ในหมู่พวกเขาดังต่อไปนี้โดดเด่น:

• หน่วยงานและสำนักงานจัดหางาน
• บริการจัดหางานของรัฐ
• งานแสดงงาน
• สถาบันการศึกษา
• กระดานข้อความและดำเนินการต่อกับแหล่งข้อมูลต่างๆ
• องค์กรอื่น ๆ
• เพื่อนและคนรู้จัก

ตัวเลือกการค้นหาทั้งหมดสำหรับพนักงานมีข้อดีและข้อเสียพนักงานของแผนกบุคลากรควรใช้โอกาสทั้งหมดในการปิดตำแหน่งงานว่างให้มากที่สุด

เมื่อผู้สมัครพบเขาจะถูกจัดขึ้นสัมภาษณ์ เป็นที่พึงปรารถนาว่าการย้ายของเขาจะถูกบันทึกไว้ในเอกสาร: การตัดสินใจว่าจ้างหรือปฏิเสธไม่ได้ง่ายกว่า ในกรณีหลังคนจะได้รับการแจ้งเป็นหนังสือด้วยเหตุผลภายในห้าวันทำการ ถ้าผู้สมัครเหมาะสมสำหรับตำแหน่งว่างก็ควรได้รับเครดิต นี้เริ่มต้นการออกแบบเอกสารบุคลากรสำหรับพนักงานเฉพาะ

ขั้นตอนของการรับเข้าทำงาน:

• ข้อสรุปของสัญญาจ้างแรงงาน
• การออกคำสั่งเข้า;
• ทำบันทึกในบันทึกการทำงานของพนักงานใหม่หรือสถาบันการศึกษาของเธอ;
• การลงทะเบียนบัตรส่วนบุคคล
• ถ้าได้รับการยอมรับในองค์กร - สถาบันของธุรกิจส่วนบุคคล
• ทำความคุ้นเคยและลงนามโดยพนักงานของเอกสารกฎระเบียบภายในและคำแนะนำ

บันทึกพนักงาน (บัตรส่วนบุคคลพนักงาน)

การดำเนินการเกี่ยวกับบุคลากรการลงทะเบียนอย่างถูกต้องของบันทึกโดยเฉพาะอย่างยิ่งพนักงานและบัตรส่วนบุคคล เอกสารเหล่านี้มีผลบังคับใช้สำหรับองค์กรทุกรูปแบบ

พนักงานและหมายเลขควรมีความเกี่ยวข้องและตอบสนองความต้องการขององค์กร ชื่อของตำแหน่งทั้งหมดจำนวนอัตราการแสดงตำแหน่งงานว่างในช่วงเวลาหนึ่ง ๆ จะถูกป้อนเข้าไป

บัตรส่วนบุคคลเป็นเอกสารแบบครบวงจรประกอบด้วยข้อมูลสรุปเกี่ยวกับการทำงานของพนักงานและข้อมูลส่วนบุคคล พวกเขาต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการบัญชีและการเก็บรักษาอย่างเข้มงวดในสถานที่ซึ่งป้องกันความเสียหายและการโจรกรรม

คำสั่งซื้อสำหรับบุคลากรความแตกต่างและคุณลักษณะการออกแบบ

งานสำนักงานทั่วไปในการทำงานบุคลากรส่วนใหญ่แสดงในคำสั่งและคำแนะนำของผู้นำ เอกสารเหล่านี้อาจเกี่ยวข้องกับพนักงานแต่ละคนและพนักงานทั้งหมด คุณลักษณะเหล่านี้มีความแตกต่างกันในด้านการออกแบบและการใช้งาน

คำสั่งซื้อและคำสั่งซื้อส่วนใหญ่ที่เกี่ยวกับการกระทำที่เฉพาะเจาะจงกับพนักงานมีรูปแบบแบบครบวงจร พวกเขาอยู่ภายใต้การประสานงานบังคับกับทุกคนที่สนใจและคุ้นเคยโดยพนักงานเมื่อได้รับ สำเนาคำสั่งซื้อของพนักงานจะถูกเก็บไว้ในไฟล์ส่วนบุคคลและต้นฉบับในโฟลเดอร์แยกต่างหาก

บันทึกการจัดการระเบียนบุคลากรกฎระเบียบของการลงทะเบียนและการจัดเก็บ

เพื่อพิจารณาการเคลื่อนไหวของเอกสารที่ทำงานในออฟฟิศบริการบุคลากรประกอบด้วยการบำรุงรักษาวารสารเฉพาะ เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารแบบมีรูปแบบหลายรูปแบบรวมกันบ่อยที่สุด ปกติพวกเขาจะเปิดทั้งในสมุดบันทึกขนาดใหญ่หรือพวกเขาจะซื้อสำเร็จรูปในร้านค้าเฉพาะ

ประเภทของนิตยสารสำหรับบุคลากร:

• การลงทะเบียนเอกสารขาเข้าและขาออกรวมถึงจดหมาย
• การลงทะเบียนการสั่งซื้อ
• การลงทะเบียนเข้าพักและออกเดินทางของพนักงานในการเดินทางเพื่อทำธุรกิจ
• การลงทะเบียนการยื่นคำร้องการยื่นประกาศแจ้งเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่
• การลงทะเบียนสมุดงานและการแทรก;
• หนังสือการบัญชีการเคลื่อนไหวของเอกสารบุคลากรต่างๆเป็นต้น

วารสารทั้งหมดต้องถูกผูกมัดและปิดผนึกและแผ่นงานจะถูกเลข เก็บให้แยกจากเอกสารทั้งหมด ควรอยู่ในตู้เซฟหรือตู้พิเศษ

คุณลักษณะของการดำเนินการและการจัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคล

การเก็บแฟ้มส่วนบุคคลเป็นตัวเลือก อย่างไรก็ตามองค์กรส่วนใหญ่เก็บรวบรวมเอกสารพนักงานในแบบฟอร์มเดียวหรือแบบอื่น แน่นอนในโฟลเดอร์เดียวจะสะดวกกว่าที่จะทำ

ไฟล์ส่วนบุคคลเป็นเอกสารข้อมูลส่วนบุคคลที่มีการจัดทำเป็นเอกสารเกี่ยวกับพนักงานเก็บรวบรวมและจัดทำขึ้นตามลำดับที่เฉพาะเจาะจง อาจรวมถึงเอกสารและสำเนาต่างๆ:

• สำเนาคำสั่งเกี่ยวกับลูกจ้าง
• สำเนางบ
• สำเนาเอกสารประจำตัวที่รับรองคุณสมบัติคุณวุฒิการศึกษาผลประโยชน์และสถานภาพสมรส
• แบบสอบถาม;
• คุณลักษณะและบทวิจารณ์
• ความช่วยเหลือ ฯลฯ

ไฟล์ส่วนบุคคลประกอบด้วยข้อมูลส่วนบุคคลข้อมูลควรเก็บไว้ห่างจากเอกสารอื่น ๆ การเข้าถึงพวกเขาจะได้รับอนุญาตเฉพาะวงกลม จำกัด เจ้าหน้าที่อย่างเคร่งครัดเท่านั้น เมื่อพนักงานถูกไล่ออกแฟ้มข้อมูลส่วนบุคคลจะถูกจัดเก็บข้อมูลที่เก็บถาวร

กฎระเบียบสำหรับการลงทะเบียนการจัดเก็บและการออกบันทึกการจ้างงานรวมทั้งการแทรก

องค์กรทั้งหมดต้องเก็บบันทึกการจ้างงานไว้ที่พนักงานของตัวเองยกเว้น - พนักงาน part-time ในระหว่างการรับเข้าเรียนครั้งแรกนายจ้างจะได้รับแบบฟอร์มที่ว่างเปล่าและทำรายการแรกในพวกเขา บนหน้าชื่อให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับพนักงาน ต่อจากนี้จำเป็นต้องตรวจสอบความเกี่ยวข้องของพวกเขาและทำการเปลี่ยนแปลงในเวลา

เมื่อเปิดส่วนหลักให้ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับแรงงานและกิจกรรมทางสังคมของลูกจ้างการยอมรับการย้ายถาวรการไล่ออก รายการทั้งหมดจะมีเลขตามใบสั่งทั่วไปและทำตามคำสั่งซื้อ บันทึกการไล่ออกพร้อมกับตราประทับขององค์กรและลายเซ็นของศีรษะ

บันทึกการจ้างงานทำด้วยมือสีน้ำเงินปากกาลูกลื่นชัดเจนและเข้าใจได้ง่าย ตรวจสอบความเกี่ยวข้องและความถูกต้องของข้อมูลที่ตรวจสอบอย่างละเอียด หากจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูลควรตัดข้อความเหล่านี้ออกด้วยบรรทัดเดียวและป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้อง การกระทำนี้จำเป็นต้องได้รับการยืนยันโดยลายเซ็นของศีรษะและตราประทับ

เก็บสมุดงานแยกต่างหากจากเอกสารอื่น ๆ ในที่ปลอดภัย ห้ามไม่ให้พวกเขาเข้าไปในมือของพนักงานหรือบุคคลที่สามโดยไม่ได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษจากหน่วยงานที่รับผิดชอบ

คุณลักษณะของการจัดเก็บเอกสารการปฏิบัติงานและการจัดเก็บเอกสาร

การจัดเก็บเอกสารบุคลากรจะพิจารณาจากเอกสารความสำคัญเป็นพิเศษ พวกเขามีข้อมูลส่วนบุคคลและเป็นความลับ ข้อมูลดังกล่าวไม่อยู่ภายใต้การเปิดเผยโดยไม่ได้รับอนุญาต มิฉะนั้นจะมีการปรับค่าปรับสำหรับพนักงานของฝ่ายบุคคลและหัวหน้าองค์กร

จัดให้มีการจัดเก็บบุคลากรที่เหมาะสมเอกสารในการให้บริการบุคลากรเป็นที่พึงประสงค์ที่จะมีห้องแยกต่างหาก ทางเข้าจะต้องเป็นประตูเดียวและต้องติดตั้งประตูโลหะที่มีสัญญาณเตือน

เอกสารต้องเก็บไว้เป็นโลหะตู้หรือห้องใต้ดิน หลีกเลี่ยงการสัมผัสกับแสงแดดและฝุ่นรวมทั้งการเปลี่ยนแปลงของอุณหภูมิและความชื้นที่มากเกินไป การดำเนินการง่ายๆเหล่านี้จะช่วยในการบันทึกข้อมูลส่วนบุคคล