หน้าที่ของผู้จัดการสำนักงาน
บ่อยครั้งโดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรขนาดเล็ก,ผู้จัดการสำนักงานมักจะเรียกว่าเลขานุการ มันเสียงเพื่อให้แข็งมากขึ้นตำแหน่ง แต่ความจริงที่ว่าความรับผิดชอบของผู้จัดการสำนักงานแตกต่างจากเลขานุการ (แม้ว่าพวกเขาอย่างแน่นอนมีมากเหมือนกัน) แทบทุกคนที่เกี่ยวข้องในกรณีนี้
อะไรคือความรับผิดชอบของพนักงานคนนี้? แรกและสำคัญที่สุดในความรับผิดชอบของผู้จัดการสำนักงานคือการทำงานกับเอกสาร พนักงานที่ได้รับจดหมายที่ได้รับการจดทะเบียนมันส่งผู้รับส่งไปเก็บในกรณีที่จำเป็น นอกจากนี้เขายังยอมรับการใช้งานจากพนักงานคนอื่น ๆ จะโอนให้ลายเซ็นของอธิบดีมั่นใจว่าพวกเขาประทับและจากนั้นให้กลับ หน้าที่ของผู้จัดการสำนักงานรวมถึงการทำงานกับเอกสารภายใน: การพิมพ์คำสั่งซื้อและการลงทะเบียนการจัดเก็บการส่งไปยังที่เก็บถาวรและการบัญชีการทำงานกับการติดต่อออก หากมีความจำเป็นที่เขาควรจะสามารถทำงานร่วมกับอุปกรณ์ใด ๆ สำนักงาน: แฟกซ์, สแกนเนอร์, เครื่องถ่ายเอกสาร, เช่นเดียวกับการรับสมัครและพิมพ์เอกสาร เตรียมห้องพักสำหรับการนำเสนอการรักษานาทีของการประชุมการประชุมและงานเลี้ยงต้อนรับของผู้เข้าพักและลูกค้าเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติหน้าที่ของผู้จัดการสำนักงาน
บ่อยครั้งที่พนักงานต้องจัดการด้วยหน้าที่เลขานุการดั้งเดิม: การแจกจ่ายของคู่ค้าหรือผู้จัดการที่ได้รับเชิญในโรงแรมจองห้องพักตั๋วเครื่องบินและตั๋วรถไฟ ผู้จัดการสำนักงานยังสามารถเป็นตัวแทน บริษัท ของเขาในการเจรจาทางธุรกิจรวมทั้งปฏิบัติหน้าที่ในส่วนของผู้จัดการฝ่ายบุคคล: การหาพนักงานใหม่การสร้างแรงจูงใจและการฝึกอบรมและการสมัครงานทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของ บริษัท บางครั้งเขาเกี่ยวข้องกับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศการพัฒนาโปรแกรมใหม่ ๆ
หน้าที่ของผู้จัดการสำนักงานเกี่ยวข้องกับการรู้ว่า:
- การดำเนินการทางกฎหมายและระเบียบข้อบังคับที่กำหนดข้อมูลทางกฎหมายและกิจกรรมทางธุรกิจของ บริษัท
- พื้นฐานของการจัดการการตลาดผู้ประกอบการและธุรกิจ
- พื้นฐานของสังคมวิทยาจิตวิทยาจรรยาบรรณในการสื่อสารทางธุรกิจการทำงานกับพนักงานและประชาชน
- ขั้นตอนการร่างข้อเสนอทางธุรกิจรายงานแผนสัญญาและข้อตกลงทางธุรกิจ
- พื้นฐานของการจัดการพื้นฐานของการยศาสตร์และการคุ้มครองแรงงาน
นอกเหนือจากงานที่ระบุไว้แล้วความรับผิดชอบผู้จัดการสำนักงานรวมถึงการตรวจสินค้าคงคลังในสำนักงานและจัดหาอุปกรณ์ที่จำเป็น (เครื่องใช้สำนักงานกระดาษและอุปกรณ์อื่น ๆ ) ที่จำเป็นสำหรับการทำงานของพนักงาน นอกจากนี้เขามีหน้าที่เก็บบันทึกข้อมูลเหล่านี้ตรวจสอบการออกกำหนดขั้นตอนการรับจัดและติดตามการชำระเงินสำหรับวัสดุสิ้นเปลือง หน้าที่ของผู้จัดการสำนักงานรวมถึงการควบคุมสถานะของอุปกรณ์สำนักงานซึ่งรวมถึง: สายการทำงานของต้นแบบสำหรับงานซ่อมแซมการเปลี่ยนเวลาของวัสดุสิ้นเปลือง (เช่นตลับหมึก) ในกรณีที่เป็นไปไม่ได้ของการซ่อมแซม - การเปลี่ยนอุปกรณ์สำนักงาน
ขึ้นอยู่กับกฎที่ใช้ใน บริษัท และขนาดของผู้จัดการสำนักงานรับสายและแฟกซ์เปลี่ยนเส้นทางไปยังพนักงานที่เหมาะสมส่งแฟกซ์และเรียกหาลูกค้าและคู่ค้าหรือควบคุมการทำงานของเลขานุการรวมถึงการตรวจสอบวัฒนธรรมของคำพูดของพวกเขา นอกจากนี้หน้าที่ของผู้จัดการสำนักงานรวมถึงการตรวจสอบสภาพสุขาภิบาลของสำนักงานเองจัดซ่อมตามกำหนดเรียกบุคลากรด้านเทคนิคเพื่อแก้ไขปัญหา (เช่นเปลี่ยนหลอดหรือสวิทช์จม)
โดยทั่วไปแล้วรายการนี้อาจเพิ่มขึ้นหรือจะลดลงขึ้นอยู่กับสถานที่ทำงาน ดังนั้นจึงมีความจำเป็นต้องถามในขั้นตอนการสัมภาษณ์ว่าผู้จัดการสำนักงานทำอะไรอยู่ (หน้าที่ของพนักงานใน บริษัท นี้)
