การจัดประเภทและชนิดของเอกสารในที่ทำงาน

ในด้านต่างๆของกิจกรรมทางกายภาพและนิติบุคคลที่ใช้เอกสาร กฎสำหรับการสะสมการจัดเก็บการไหลเวียนและการประยุกต์ใช้เป็นส่วนหนึ่งของระเบียบวินัยที่เรียกว่าการบันทึกข้อมูล ในแต่ละองค์กรต้องมีพนักงานเช่นกันมิฉะนั้นจะไม่มีการประสานงาน เพื่อให้เข้าใจหลักการของกิจกรรมนี้จำเป็นต้องค้นหาว่าเอกสารประเภทใดบ้างที่มีอยู่ในที่ทำงานเช่นเดียวกับการรวบรวมจัดเก็บการใช้งานที่เหมาะสม

ข้อมูลทั่วไป

เอกสารต้องมีการลงทะเบียนที่ถูกต้อง,การจัดเก็บและประมวลผล ความทันเวลาของการตัดสินใจขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ระบุไว้ในกระดาษรวมถึงการรู้หนังสือ แต่ละประเทศมีหลักเกณฑ์ในการจัดทำเอกสาร ตัวอย่างเช่นเอกสารของสาธารณรัฐเบลารุส: เอกสารการกำกับดูแลประเภทของพวกเขาถูกควบคุมโดยกฎหมายของประเทศเบลารุส ในรัสเซียสั่งของตัวเองดังนั้นหลักการของการลงทะเบียนของเอกสารทางธุรกิจอาจแตกต่างกัน

เอกสารเป็นส่วนหนึ่งของงานใด ๆเนื่องจากมีการกำหนดกิจกรรม ดังนั้นการจัดการบันทึกถูกควบคุมโดยรัฐผ่านกฎหมาย ในระหว่างการตรวจสอบก่อนอื่นให้ความสำคัญกับเอกสารทางธุรกิจ

งานหลักของสำนักงาน

พื้นที่ของกิจกรรมนี้หมายถึง:

• การจัดทำเอกสารที่ถูกต้องและมีคุณภาพ
• การจัดระเบียบงานกับเอกสาร

งานสำนักงานเป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งในพื้นที่ต่อไปนี้:

• มาตรฐาน;
• ระเบียบกฎหมาย;
• การสร้างกฎหมาย

หลักการทำงาน

การทำงานในสาขาที่ทำงานต้องใช้ความรู้และทักษะบางอย่าง ด้วยเหตุนี้องค์กรมีหน่วยงานซึ่งแต่ละแผนกมีหน้าที่รับผิดชอบในกิจกรรมเฉพาะ

ใน บริษัท ขนาดเล็กงานนี้ดำเนินการเลขานุการรับผิดชอบเอกสารขององค์กร เอกสารทุกประเภทของการจัดการบันทึกคำสั่งมีความสำคัญมากและทุกคนสามารถใช้งานได้ตลอดเวลา มักจะเก็บไว้ในตู้ที่ปลอดภัย สำหรับการเก็บรักษาเอกสารสำหรับผู้ที่รับผิดชอบอย่างไม่เหมาะสมจะมีการปรับค่าปรับ

กฎหมายพูดว่าอย่างไร?

กฎหมายระบุถึงความต้องการเอกสารข้อมูลและมีคำจำกัดความหลัก พระราชบัญญัติเชิงบรรทัดฐานนี้กำหนดความสัมพันธ์ที่เกิดขึ้นกับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ ความจำเป็นในการจัดทำเอกสารเป็นไปตามกฎหมายอื่น ๆ

ประมวลกฎหมายแพ่งมีพื้นฐานทางกฎหมายสำหรับการทำงานบุคคลตามกฎหมายและคำสั่งของการทำงานในสำนักงาน คณะกรรมการภาษีแสดงรายการประเภทภาษีที่สำคัญในเอกสารสำนักงาน บนพื้นฐานของพวกเขากิจกรรมการค้าของสถาบันและบุคคลที่จะถูกบันทึกไว้และเรียกเก็บค่าบริการ

กฎหมายยังประกอบด้วยเอกสารตัวอย่าง ในประมวลกฎหมายแพ่งมีข้อกำหนดในการร่างข้อตกลงอนุสัญญาอัยการสูงสุด การกระทำตามกฏหมายรวมถึงรูปแบบของเอกสารที่ส่งโดยวิธีการต่างๆโดยทางไปรษณีย์โทรสารผ่านทางอินเทอร์เน็ต

เอกสารในรัสเซีย

มีเอกสารประเภทที่ได้รับการยอมรับโดยทั่วไปและการจำแนกประเภทในงานสำนักงาน เอกสารทางธุรกิจมีดังนี้

• องค์กรและการบริหาร: โปรโตคอลการตัดสินใจกฎเกณฑ์
• ข้อมูลอ้างอิงและข้อมูล: การกระทำ, ใบรับรอง, โทรเลข;
• ส่วนบุคคล: หนังสือแรงงาน, ใบสมัคร, สัญญา

ประเภทของเอกสารในที่ทำงานถูกจำแนกตามแบบฟอร์ม หลัก ๆ มีดังต่อไปนี้:

• การพิมพ์หน้าจอ
• บุคคล
• ตามแบบฉบับ

จำเป็นต้องมีการจัดการระเบียนที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการทำงานที่กลมกลืนกันของทั้งองค์กร เป็นสิ่งสำคัญที่พวกเขาจะเติมได้อย่างถูกต้องและถูกต้อง ในการเชื่อมต่อกับการพัฒนาเทคโนโลยีที่ทันสมัยการจัดการระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันได้ปรากฏขึ้น ประเภทของเอกสารในเอกสารมีความเหมือนกันเพียงงานเดียวที่ทำผ่านโปรแกรมต่างๆ โดยปกติระบบคอมพิวเตอร์จะใช้สำหรับการนี้ทำให้สามารถทำงานได้หลายอย่าง

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เรียกว่าคอมโพสิตส่วนหนึ่งของงานสำนักงานซึ่งในการสร้างการส่งและการจัดเก็บเอกสารได้รับการสนับสนุนโดยโครงสร้างเครือข่าย งานนี้ช่วยให้คุณจัดการพื้นที่ทั้งหมดของการผลิตได้

การจำแนกประเภทอื่น ๆ

ตามประเภทเนื้อหาของเอกสารในที่ทำงานเป็นเรื่องง่ายและซับซ้อน โดยกำเนิดพวกเขาจะแบ่งออกเป็นส่วนบุคคลและเป็นทางการ หากคุณคำนึงถึงสถานที่ยอมรับเอกสารนั้นเป็นเอกสารภายนอกและภายใน

เอกสารจัดอยู่ในประเภทและตามเวลาการจัดเก็บ: เอกสารถาวรซึ่งเก็บไว้นานกว่า 10 ปี ตามการประชาสัมพันธ์พวกเขาจะไม่เป็นความลับและเป็นความลับ เอกสารอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับตัวเลือกของการตรึง: เสียงกราฟิกพิมพ์และลายมือภาพและภาพยนตร์

มีส่วนของหลักทรัพย์เข้ามาอย่างเร่งด่วนและไม่เร่งด่วน หากคุณแจกจ่ายไปในขั้นตอนต่างๆจะมีสารสกัดร่างจดหมายต้นฉบับสำเนา สาขาแยกเป็นเอกสารของรัฐบาลที่ออกแบบมาเพื่อควบคุมทรงกลมที่เฉพาะเจาะจงของชีวิต หน่วยงานที่ได้รับอนุญาตมีส่วนร่วมในการพัฒนาคำแนะนำคำสั่งคำสั่งซื้อ

เอกสารหลัก

ประกอบด้วยเอกสารที่ประกอบด้วยต้นฉบับข้อมูลที่ได้จากการพัฒนาการวิจัยการสังเกตและการทำงานอื่น ๆ ของบุคคล พวกเขาถูกสร้างขึ้นในธุรกิจการบัญชีที่มีปัญหาทางเศรษฐกิจ เอกสารเหล่านี้ยืนยันข้อเท็จจริง ซึ่งรวมถึงการกระทำใบรับรองใบแจ้งหนี้ ฟอร์มแบบรวมเป็นปรกติจะใช้สำหรับกรอกข้อมูล

แม้ว่าจะไม่มีรูปแบบที่ยอมรับโดยทั่วไปของเอกสารตัวอย่างจะสร้างขึ้นใน บริษัท ควรมีข้อกำหนดต่อไปนี้:

• ชื่อ;
• วันที่จดทะเบียน
• ชื่อ บริษัท
• คำอธิบายของการดำเนินการ
• เครื่องมือวัด;
• รายชื่อผู้มีหน้าที่รับผิดชอบ
• ลายเซ็น

ไม่ว่าเอกสารประเภทใดข้อมูลในการจัดการบันทึกควรเพียงพอสำหรับการดำเนินงานขององค์กร เนื่องจากการละเมิดใด ๆ การเชื่อมโยงกันของกิจกรรมมีความซับซ้อน

งานสำนักงานของ บริษัท

บนพื้นฐานของคำสั่งของผู้บังคับบัญชา,บทบัญญัติต่างๆ นี่เป็นพื้นฐานสำหรับการทำงานในสำนักงาน เอกสารหลักในองค์กรมีการนำเสนอในรูปแบบของการกระทำที่เป็นรายบุคคลและมาตรฐาน แรกกำหนดงานของหน่วยการฝึกอบรมหน่วยงานที่ดำเนินกิจกรรมขององค์กร

เอกสารทั่วไปนำไปใช้กับแผนกทั้งหมดบริษัท โครงการจะดำเนินการโดยผู้รับเหมาหลังจากที่ได้รับการตรวจสอบจากฝ่ายกฎหมายแล้ว หากมีข้อบกพร่องระบุไว้ในเอกสารแยกต่างหาก การกระทำหลักของ บริษัท คือคำสั่งของหัว บนพื้นฐานของมันกฎสำหรับการทำงานของสถาบันที่ถูกสร้างขึ้นการตัดสินใจจะดำเนินการและกิจกรรมที่จะดำเนินการ

ประเภทของบันทึกย่อ

บันทึกช่วยจำเป็นเอกสารสำคัญที่อธิบายถึงข้อเท็จจริงข้อเสนอหรือข้อสรุป มันถูกส่งไปที่หัวที่ให้คำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับเอกสาร

บันทึกการบริการเป็นประเภทของจดหมายหรือภายในการติดต่อกับ บริษัท จะมอบให้กับหน่วยงาน แต่ไม่ใช่เพื่อการจัดการ กระดาษถูกส่งไปยังเจ้าหน้าที่ เอกสารดังกล่าวมีการรายงานและข้อมูลคุณสมบัติ

บันทึกข้อตกลงคือเอกสารซึ่งกำหนดบทบัญญัติบางประการรวมทั้งเหตุผลในการละเมิดใด ๆ การไม่ปฏิบัติงาน เอกสารดังกล่าวเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับกิจกรรมที่ประสานงานขององค์กรใด ๆ

คำแนะนำ

เอกสารมีอยู่ 2 แบบ ครั้งแรกกำหนดลำดับของการปฏิบัติงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งดำเนินการโดยหน่วยเจ้าหน้าที่ คำแนะนำมีข้อมูลเกี่ยวกับสิทธิหน้าที่ความรับผิดชอบของพนักงาน

ขอบคุณเอกสารนี้คำสั่งซื้อที่ชัดเจนประสิทธิภาพการทำงานใด ๆ คำแนะนำเกี่ยวกับคำนี้เป็นคำที่ถาวรหรือเป็นระยะเวลาหนึ่ง หากไม่มีการกำหนดอายุการใช้งานการทบทวนจะดำเนินการทุกๆ 3-5 ปี

ขั้นตอนของการจัดทำเอกสาร

เอกสารแต่ละฉบับผ่าน:

• การลงทะเบียน;
• ฉบับ;
• การกระทำ

หากทำตามขั้นตอนทั้งหมดเอกสารจะถูกวางไว้ในโฟลเดอร์ที่ไม่ควรเกิน 250 แผ่น หากมีจำนวนมากขึ้นจะมีการเริ่มต้นเล่ม 2 เล่ม

คุณสมบัติในการจัดเก็บเอกสาร

พวกเขาเก็บเอกสารตามกฎต่อไปนี้:

• พวกเขาจะเกิดขึ้นในกรณีที่แตกต่างกัน - โดยเวลาการจัดเก็บ;
• โฟลเดอร์ควรจัดกลุ่มตามปี
• ไม่เกินกรณี;
• เอกสารถูกเก็บไว้ตามลำดับเวลา
• กับคำสั่งซื้อที่จัดเก็บคำแนะนำถ้ามี
• คำสั่งสำหรับกรณีที่แตกต่างกันถูกแจกจ่ายไปยังแผนกต่าง ๆ

หลังจากดำเนินการเอกสารจะถูกส่งไปยังกรณี,ซึ่งจะช่วยป้องกันการสูญเสีย อย่าเลื่อนออกไปในภายหลังมิฉะนั้นอาจเกิดความสับสนในการทำงาน นอกจากนี้ยังมีความรับผิดสำหรับการสูญเสียเอกสารและสิ่งนี้ใช้ไม่ได้เฉพาะกับพนักงานแต่ละรายเท่านั้น แต่ยังรวมถึง บริษัท ทั้งหมด

การจัดหมวดหมู่ของเอกสารจะสะดวกมาก,เพราะช่วยให้คุณสามารถทำงานสำนักงานได้อย่างไม่มีปัญหา การจัดการหลักทรัพย์ที่เหมาะสมจะช่วยรักษาและป้องกันความล้มเหลวในการทำงานขององค์กร หากทุกอย่างถูกย่อยสลายเพื่อที่จะพูดบนชั้นวางแล้วในกรณีของการตรวจสอบปัญหาที่เกิดขึ้นกับเอกสารที่จะไม่เกิดขึ้น