องค์ประกอบของเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรประเภทของพวกเขา คำสั่งสำหรับพนักงานคืออะไร?
โดยไม่คำนึงถึงลักษณะของกิจกรรมใด ๆองค์กรทำงานร่วมกับผู้คน การจดทะเบียนด้านกฎหมายของพนักงานเป็นสิ่งจำเป็นในทุกขั้นตอนของความสัมพันธ์ทางด้านแรงงาน องค์ประกอบของเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรที่สร้างขึ้นในกรณีเหล่านี้ประกอบด้วยเอกสารข้อบังคับและข้อมูลส่วนบุคคลหลายรูปแบบ
นายจ้างมีหน้าที่ในการดำเนินการอย่างไม่สุจริตเอกสารเกี่ยวกับการลงทะเบียนของบุคลากร แต่ยังจัดเก็บข้อมูลของพวกเขาถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวรและถ้าจำเป็นการทำลาย การกระทำทั้งหมดนี้ต้องสอดคล้องกับกฎหมายปัจจุบัน
สิ่งที่รวมอยู่ในองค์ประกอบของเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร
ทุกขั้นตอนของการเคลื่อนไหวของพนักงานควรจะสะท้อนให้เห็นในเอกสารที่เกี่ยวข้อง องค์ประกอบของเอกสารบุคลากรที่แสดงถึงการเคลื่อนไหวของบุคลากรประกอบด้วย:
- เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการค้นหาและสรรหาบุคลากร
- เอกสารที่สะท้อนถึงกิจกรรมปัจจุบันของพนักงาน
- การกระทำเชิงบรรทัดฐานที่กำหนดกระบวนการแรงงานและความสัมพันธ์กับบุคลากร
- คำสั่งต่างๆสำหรับบุคลากรทั้งที่ออกในรูปแบบทั่วไปและแบบครบวงจร;
- เอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับพนักงาน
- เอกสารการเก็บเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร
- เอกสารทางบัญชีส่วนบุคคลและแบบสอบถาม
- เอกสารอื่น ๆ เกี่ยวกับบุคลากร
กฎการลงทะเบียนเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร
บุคลากรและเลขานุการองค์กรควรจำความจำเป็นในการออกเอกสารส่วนบุคคลตามข้อกำหนดของกฎหมาย กฎที่กำหนดไว้ในข้อกำหนดด้านกฎระเบียบขององค์กรไม่ควรขัดต่อคำสั่งซื้อที่สูงขึ้น
การดำเนินการเอกสารที่ถูกต้องบนข้อมูลส่วนบุคคลองค์ประกอบขององค์กรจะระบุไว้ในคำแนะนำที่เกี่ยวข้อง ในตัวอย่างและข้อมูลอ้างอิงควรระบุความแตกต่างของการตรึงบนกระดาษกับพนักงาน การออกกฎเกณฑ์นี้มีการออกและอนุมัติโดยฝ่ายจัดการขององค์กรและมีลักษณะไม่แน่นอน
เอกสารส่วนบุคคลสามารถออกได้ทั้งสองแบบอิเล็กทรอนิกส์และในรูปแบบกระดาษ ถ้าข้อความเขียนด้วยมือก็จำเป็นต้องตรวจสอบความถูกต้องของลายมือและพยายามที่จะไม่ทำให้ blots ข้อผิดพลาดที่ได้รับการแก้ไขจะต้องได้รับการยืนยันโดยตราประทับขององค์กรและได้รับการรับรองโดยลายมือชื่อของผู้จัดการ
เอกสารการบัญชีบุคลากรมักเป็นเป็นความลับเนื่องจากมีข้อมูลส่วนบุคคลที่ได้รับการคุ้มครองตามกฎหมาย เฉพาะวงกลมผู้เชี่ยวชาญที่กำหนดอย่างเคร่งครัดเท่านั้นที่ได้รับอนุญาตให้ทำงานร่วมกับพวกเขา
สั่งพนักงาน
ในเอกสารของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริการมีคำสั่งสองประเภท:
- คำสั่งขององค์กรเกี่ยวกับกิจกรรมหลัก แต่เกี่ยวกับการทำงานของพนักงาน
- คำสั่งพนักงานของ บริษัท
พวกเขาต่างกันในวิธีการออกแบบขั้นตอนอนุมัติ, ลงนามและเผยแพร่ นอกจากนี้ด้วยคำสั่งส่วนบุคคลส่วนใหญ่มักทำงานร่วมกับพนักงานแผนกบุคลากร ที่นั่นพวกเขาจะถูกเก็บแยกจากเอกสารอื่น ๆ คำสั่งดังกล่าวเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรขององค์กร
คำสั่งส่วนบุคคลส่วนใหญ่มีแบบครบวงจร ความสะดวกในการทำงานกับแบบฟอร์มดังกล่าวหมายถึงความสามัคคีของ บริษัท อย่างไรก็ตามการใช้แบบฟอร์มที่ได้รับมอบอำนาจเท่านั้นที่กำหนดขึ้นเฉพาะกับหน่วยงานของรัฐและองค์กรด้านงบประมาณเท่านั้น สถานประกอบการที่มีรูปแบบที่แตกต่างกันในการเป็นเจ้าของอาจไม่ปฏิบัติตามกฎเหล่านี้
ในคำสั่งส่วนบุคคลต่อไปนี้เป็นข้อที่พบมากที่สุด:
- คำสั่งให้เข้าและออก:
- คำสั่งย้ายและย้าย;
- คำสั่งการเดินทาง;
- คำสั่งซื้อสำหรับทุกประเภทของวันหยุด;
- กฎระเบียบเกี่ยวกับการรับรองการฝึกอบรมและการฝึกอบรมขั้นสูงเป็นต้น
คำสั่งใด ๆ เกี่ยวกับพนักงานจะถูกนำไปให้ความสนใจของพนักงานที่เกี่ยวข้อง ถ้าพนักงานด้วยเหตุผลบางอย่างไม่ได้ลงลายมือชื่อในเอกสารก็จะมีการเขียนเรื่องเกี่ยวกับเรื่องนี้
คำสั่งซื้อส่วนบุคคลทั้งหมดจะต้องผ่านการลงทะเบียนบังคับในสมุดบันทึกพิเศษ ในเวลาเดียวกันพวกเขาจะได้รับมอบหมายหมายเลขซึ่งระบุว่าได้รับการลงทะเบียนและมีการตรวจสอบการควบคุม สำเนาของคำสั่งต้องยื่นในไฟล์ส่วนบุคคลเอกสารต้นฉบับจะถูกเก็บไว้แยกกันเป็นเวลาหนึ่งปีหลังจากนั้นจะถูกส่งไปยังที่เก็บถาวรหรือถูกทำลาย
เอกสารเกี่ยวกับบุคลากรของ บริษัท
ในแต่ละองค์กรขึ้นอยู่กับรูปแบบทรัพย์สินและคุณสมบัติอื่น ๆ จะสร้างเอกสารต่างๆเกี่ยวกับบุคลากรขององค์กร รายการของพวกเขาควรได้รับในคำแนะนำสำหรับการจัดการบุคลากร
บ่อยที่สุดคือ:
- รายชื่อพนักงาน;
- รายการโพสต์
- บันทึกการจ้างงานและรูปแบบประวัติการทำงานที่ว่างเปล่า
- สำเนาเอกสารส่วนบุคคลของพนักงาน
- บันทึกส่วนบุคคลและแฟ้มข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน
- คำแนะนำอย่างเป็นทางการและอื่น ๆ และสัญญาจ้างงานของพนักงาน
- คำสั่งหรือคำสั่งที่เกี่ยวกับพนักงานของ บริษัท สำหรับกิจกรรมหลัก
- เอกสารเกี่ยวกับการทำงานของคณะกรรมการรับรอง
- ทิศทางและเอกสารอื่น ๆ เพื่อการฝึกอบรมและการพัฒนาวิชาชีพ
- เอกสารเกี่ยวกับวันหยุดพักผ่อนการโอนและการเดินทางเพื่อทำธุรกิจ
- คำสั่งหรือคำสั่งต่างๆเกี่ยวกับบุคลากร
- บันทึก, งบและบันทึกงานจากพนักงาน ฯลฯ
บริษัท แต่ละแห่งจะกำหนดเอกสารที่จำเป็นสำหรับบุคลากรตลอดจนวิธีการสร้างและจัดเก็บข้อมูล
การลงทะเบียนไฟล์ส่วนบุคคล
ข้อมูลที่สำคัญและครบถ้วนเกี่ยวกับพนักงานบันทึกไว้ในแฟ้มส่วนตัวของเขา องค์ประกอบของเอกสารและรายละเอียดของการสรรหาบุคลากรของพวกเขาจะถูกกำหนดโดยแต่ละองค์กรโดยอิสระและต้องมีการเขียนไว้ในเอกสารการกำกับดูแล คุณสามารถเย็บขึ้นสำเนาของกระดาษได้ทั้งแบบตรงและแบบย้อนกลับหรือจัดแบบเป็นกลุ่ม
กิจการส่วนบุคคลสามารถดำเนินการได้เช่นเดียวกับส่วนใหญ่พนักงานขององค์กรและเฉพาะผู้บริหารและผู้เชี่ยวชาญชั้นนำเท่านั้น อย่างไรก็ตามในทางปฏิบัติองค์กรส่วนใหญ่ต้องการจัดชุดเอกสารและข้อมูลอื่น ๆ เกี่ยวกับพนักงานทุกคนโดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งและสถานะของเขา
ประเภทของเอกสารและสำเนาของพวกเขาสำหรับการจัดเก็บในแฟ้มส่วนบุคคลของพนักงาน:
- แบบสอบถามหรือแผ่นงานส่วนตัวทำหน้าที่รวบรวมข้อมูลชีวประวัติขั้นพื้นฐาน
- สำเนาเอกสารรับรองตัวตนรับรองการศึกษาและคุณสมบัติ - หนังสือเดินทางประกาศนียบัตรใบรับรองและใบรับรอง
- สำเนาบันทึกการจ้างงาน
- ใบสมัครรับโอนและอื่น ๆ
- สำเนาใบสั่งซื้อทั้งหมดสำหรับพนักงาน
- สำเนาสัญญาจ้าง
- เอกสารส่วนตัวอื่น ๆ
พนักงานแต่ละคนได้รับโฟลเดอร์แยกต่างหากซึ่งเอกสารดังกล่าวและสำเนาถูกยื่น ไฟล์ส่วนบุคคลถูกเก็บไว้แยกต่างหากจากเอกสารอื่น ๆ ของบุคลากร พวกเขามีข้อมูลส่วนบุคคลและไม่ควรเข้าถึงบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต
บัตรส่วนบุคคล: วิธีการจัด?
บัตรพนักงานส่วนบุคคลแบบครบวงจรมีผลบังคับใช้สำหรับทุก บริษัท โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของ เป็นเอกสารพื้นฐานที่ออกแบบมาสำหรับบัญชีพนักงานขององค์กร
บัตรส่วนบุคคลมีข้อมูลพื้นฐานทั้งหมดเกี่ยวกับผู้ปฏิบัติงาน มักจะกรอกด้วยมือ แต่เป็นที่ยอมรับในการป้อนข้อมูลหลักด้วยความช่วยเหลือของเทคโนโลยี บัตรส่วนบุคคลจะถูกเก็บไว้ตลอดเวลาที่พนักงานทำงานในองค์กร เมื่อเสร็จสิ้นส่วนจะได้รับอนุญาตให้พิมพ์และวางซับ
เมื่อกรอกบัตรส่วนบุคคลโปรดทราบในรหัสอ้างอิง พวกเขาจะแสดงรายการทางด้านขวาของตารางเหล่านั้นซึ่งเป็นข้อมูลแบบครบวงจร ข้อมูลในส่วนเหล่านี้ควรสอดคล้องกับตัวแยกประเภทและเอกสารด้านกฎระเบียบอื่น ๆ
บัตรส่วนบุคคลจะจัดเก็บแยกกันอย่างเหมาะสมจากเอกสารส่วนตัวอื่น ๆ ในตู้เซฟหรือในตู้โลหะพร้อมกุญแจล็อค เอกสารนี้มีข้อมูลส่วนบุคคลและอยู่ภายใต้การบัญชีที่เข้มงวด เมื่อพนักงานลาออกจะมีการทำรายการและทำบัตรส่วนบุคคลสำหรับการจัดเก็บเอกสารสำคัญ
บันทึกการจ้างงาน: การลงทะเบียนและการเก็บรักษา
สมุดงานเป็นเอกสารยืนยันประสบการณ์ประสบการณ์และตำแหน่งของพนักงาน การจัดการเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกคน มันเริ่มต้นที่จุดเริ่มต้นของการทำงานและในอนาคตมาพร้อมกับคนจนกว่าจะเกษียณอายุ
ข้อผูกพันในการซื้อแบบฟอร์มเปล่าและส่วนแทรกสมุดงานอยู่ในองค์กรบัญชี พนักงานของพวกเขาเก็บไว้ในที่ปลอดภัยและให้พวกเขาไปยังแผนกบุคลากรตามความต้องการ นี้ถูกบันทึกไว้ในสมุดบัญชีที่เหมาะสม การบริหารไม่แนะนำให้ใช้แบบฟอร์มและแทรกว่างของบันทึกการทำงานของแหล่งกำเนิดที่ไม่รู้จักจากคนงาน
สมุดงานจะถูกวาดขึ้นด้วยมือเท่านั้นเสมอ รายการที่ทำด้วยปากกาหมึกสีน้ำเงิน หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นจะต้องแก้ไขและยืนยันโดยลายเซ็นของการบริหารและตราประทับขององค์กร ข้อมูลที่ป้อนทั้งหมดจะต้องสอดคล้องกับกฎหมายและคำแนะนำ
บันทึกแรงงานถูกเก็บแยกจากที่อื่นเอกสารในที่ปลอดภัย ห้ามมิให้ส่งผู้ร้ายข้ามแดนให้กับพนักงานและโดยเฉพาะกับบุคคลที่สาม หากพนักงานขององค์กรจำเป็นต้องได้รับข้อมูลเกี่ยวกับรายการในเอกสารนี้จะมีการทำสำเนาของหน้าทั้งหมดจากนั้นจะถูกเย็บและแต่ละหน้าจะถูกประทับตรา ในกรณีที่ถูกไล่ออกบันทึกการจ้างงานจะถูกมอบให้กับพนักงานในวันเดียวกัน
การเก็บรักษาเอกสารส่วนตัว
จัดเก็บเอกสารที่เหมาะสมกับเจ้าหน้าที่- หนึ่งในความรับผิดชอบหลักของการบริการบุคลากรบุคลากร ข้อมูลที่อยู่ในนั้นเป็นข้อมูลส่วนบุคคลและไม่อยู่ภายใต้การเปิดเผย นอกจากนี้เอกสารดังกล่าวจะต้องจัดเก็บและประมวลผลภายใต้เงื่อนไขพิเศษ
ก่อนเซ็นสัญญาแรงงานจากอนาคตพนักงานต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล สำเนาของเอกสารนี้ยื่นในไฟล์ส่วนบุคคลหรือในโฟลเดอร์ที่แยกต่างหาก
เอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลจะต้องเก็บแยกจากเอกสารทั่วไป การเข้าถึงพวกเขาจะได้รับอนุญาตเฉพาะกับผู้เชี่ยวชาญของแผนกบุคลากรและหัวหน้าคนแรกขององค์กร ห้ามมิให้เปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานต่อบุคคลที่สามและองค์กรโดยเด็ดขาด ข้อยกเว้นเป็นหน่วยงานตุลาการและอัยการที่ยื่นคำร้องขอเอกสารอย่างเป็นทางการ
สำหรับการจัดเก็บเอกสารส่วนตัวนั้นศัพท์เฉพาะของกิจการ โฟลเดอร์และกล่องเอกสารวางไว้ในตู้เก็บของ ขอแนะนำให้แยกพวกเขาจากแสงแดดโดยตรงและอุณหภูมิสูง สำหรับเอกสารจำนวนมากแนะนำให้จัดสรรห้องพิเศษ
ไฟล์ส่วนบุคคลแบบสอบถามและการ์ดส่วนบุคคลจะถูกเก็บไว้ในที่เก็บข้อมูลตราบเท่าที่องค์กรร่วมมือกับพนักงานที่เฉพาะเจาะจง หลังจากยิงพวกเขาจะถูกส่งไปยังที่เก็บข้อมูล
คำสั่งซื้อพนักงานจะถูกเก็บไว้หนึ่งปีหลังจากการตีพิมพ์ คำแนะนำอย่างเป็นทางการและอื่น ๆ นั้นไม่มีกำหนดจนถึงการยกเลิก มีการออกตารางการรับพนักงานและตารางวันหยุดเป็นประจำทุกปีและจะถูกเก็บไว้ในแผนกบุคคลหรือในแผนกบัญชีอีกหนึ่งปีหลังจากเสร็จสิ้นการดำเนินการ
การจัดเก็บเอกสารสำคัญของเอกสารบุคคล
หลังจากการหมดอายุของการจัดเก็บข้อมูลการดำเนินงานข้อมูลบุคลากรจะถูกส่งไปยังที่เก็บเอกสารส่วนตัว นี่อาจเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรหรือหน่วยงานภายนอกองค์กรส่วนใหญ่มักจะเป็นรัฐบาล
รายการเอกสารที่อาจมีการเก็บถาวรในระยะยาวมีดังนี้:
- เรื่องส่วนตัวแบบสอบถามและบัตรส่วนตัวของผู้ถูกไล่ออก
- ไม่มีบันทึกการจ้างงานและแทรก;
- คำสั่งซื้อและคำสั่งซื้อสำหรับบุคลากรที่มีอายุการเก็บรักษาที่หมดอายุ
- วารสารสำหรับการลงทะเบียนการเคลื่อนไหวของเอกสารบุคลากร;
- รายชื่อพนักงาน;
- ตารางวันหยุด;
- เอกสารอื่น ๆ ความจำเป็นในการจัดเก็บซึ่งถูกกำหนดโดยกฎหมายหรือค่าคอมมิชชั่น
เอกสารในที่เก็บข้อมูลจะเรียกเจ้าหน้าที่หรือเลขานุการ เป็นไปได้ที่จะเก็บไฟล์และเอกสารอื่น ๆ เป็นเวลานานทั้งในองค์กรและภายใต้สัญญาในสถาบันเฉพาะ
เอกสารในโฟลเดอร์สำหรับการจัดเก็บระยะยาวที่เกิดขึ้นตามวันที่เริ่มต้นจากที่เก่าที่สุด คุณควรตรวจสอบความปลอดภัยทางกายภาพของกระดาษอย่างระมัดระวังและหากจำเป็นให้ทำและรับรองสำเนา แผ่นงานทั้งหมดจะถูกกำหนดหมายเลขและเย็บต่อจากนั้นจะมีการทำสินค้าคงคลัง
ควรวางโฟลเดอร์เอกสารอย่างเข้มงวดสั่งซื้อ ในห้องมีความจำเป็นต้องรักษาอุณหภูมิที่เหมาะสมและความชื้นต่ำเช่นเดียวกับการป้องกันการเข้าของแสงแดดโดยตรง การเก็บเข้าลิ้นชักควรทำความสะอาดเป็นประจำและห้องที่มีเอกสารที่ทำจากสัตว์ฟันแทะและสัตว์อื่น ๆ
การทำลายเอกสารส่วนตัว
แม้จะมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลนานเอกสารเปิดอยู่บุคลากรสามารถถูกทำลายได้ ก่อนขั้นตอนนี้จะมีการประชุมคณะกรรมการพิเศษซึ่งจะทำการตัดสินใจเกี่ยวกับอนาคตของเอกสารส่วนตัว
การทำลายจะเกิดขึ้นอย่างเคร่งครัดตามรายการสินค้าในที่ที่มีสมาชิกทุกคนในคณะ นี่อาจเป็นการเผาไหม้การทำลายโดยการบดการกดและวิธีอื่น ๆ
องค์ประกอบของเอกสารส่วนบุคคลมีหลายแง่มุมและหลากหลาย พนักงานบริการบุคลากรและการจัดการขององค์กรควรรู้วิธีการจัดรูปแบบจัดเก็บและทำลายพวกเขาอย่างถูกต้อง
